В примера по-долу са визуализирани стъпките за създаване на ново документарно досие за издаване на акредитив.
1)От началния екран на Системата изберете желаната документарна операция, за да заредете съответния документарен регистър:
2)От документарния регистър натиснете бутона "Създаване" - щракнете един път с мишката върху бутона, както е показано по-долу:
3)Изберете опцията "Нов" от падащото меню:
Обърнете внимание, че от падащото меню може да създадете досие по един от следните начини:
1.Нов - ново празно досие;
2.Дублиране - дублиране на досие по предварително избран запис от документарния регистър;
3.От файл - създаване на досие от предварително избран външен SWIFT файл.
Бележки:
•Имайте предвид, че опциите на падащото меню са контекстни и се появяват на екрана в зависимост от действията, които извършвате в регистъра. В примерът е показано падащо меню след предварителен избор на съществуващ запис от регистъра за изходящи акредитиви. Повече за възможностите за ползване може да прочетете в главата организиране на документарния регистър.
•Останалите опции от менюто с бутони в PTM'21 също са контекстни и се показват или скриват според направения от потребителя избор, например, бутона "Ново нареждане" се показва само при избрано документарно досие.
4)Попълнете необходимите детайлни данни за документарното досие:
Екранът с детайлна информация съдържа групи от полета, които са специфични за избрания вид документарно досие.
Полетата са групирани, както следва:
❑ Основни данни - съдържа информация свързана с основните реквизити на досието, като референтни номера, контролни дати, начини на плащане, суми на документите, толеранси (когато са приложими) и др.
❑ Наредител - съдържа данни за участниците в съответната документарна операция, като наредител, издател, бенефициент. Системата предлага възможност да се избира между физически или юридически лица, както е показано на фигурата по-долу:
Потребителят има възможност:
✓да търси вече регистрирани клиенти в Клиентския регистър (позиция 1);
✓да въвежда данни за физически лица (позиция 2) или юридически лица (позиция 3);
✓да прави бърз запис на въведените данни в Клиентския регистър (чрез натискане на бутона в горния десен ъгъл)
❑ Банки - съдържа данни за банките-участници в съответната документарна операция, като банка на наредителя, изпращаща банка, авизираща банка и др.
❑ Сметки - съдържа данни за сметките на наредителя и бенефициента;
❑ Описание - съдържа допълнителни полета към документарното досие за описание на стоки и услуги, начини на доставка, инструкции при плащане и други реквизити;
❑ Документи - съдържа описание в свободен текст на необходимите документи към документарното досие;
❑ Падежи - дава възможност за въвеждане на падежни дати при извършване на разсрочени плащания, събиране на периодични такси и събиране на суми по досието;
❑ Информация - информативен панел на документарното досие
Повече информация за полета, прилежащи документи, счетоводни операции и други данни към документарното досие е предоставена в глава Преглед и промяна на документарно досие.
5)Запишете въведените данни - натиснете бутона "Запис и изход"
В долния ляв ъгъл на екрана с Детайли са разположени три бутона:
▪Запис - натискането на бутона предизвиква създаване на ново документарно досие, но потребителят остава на екрана, за да продължи въвеждането на полета към досието. Този бутон е особено удобен в случаите, когато трябва да се въвеждат повече данни и се налага да се правят междинни записи на документарното досие. При повторно натискане на бутона данните от екрана се презаписват върху текущото документарно досие;
▪Запис и изход - натискането на бутона предизвиква създаване на ново документарно досие, изход от екрана за описание на детайлна информация и връщане на основния екран на документарния регистър;
▪Отказ - натискането на бутона предизвиква отказ от последните промени по досието и връщане на основния екран на документарния регистър. Имайте предвид, че ако никога не е правен запис на документарното досие, то натискането на този бутон ще доведе до отказ на цялото досие.
6)От документарния регистър натиснете бутона "Обновяване" - тази стъпка не е задължителна, но понякога се налага, ако системата не успее автоматично да опресни документарния регистър. |